現時提倡數碼化轉型及綠色經濟，公司追求無紙化已（paperless）不僅是一個環保口號，創建無紙化工作室來替代傳統作業模式，除了支持環保，還有助提高公司的運作效率，及提升經濟效益。那該如何建立無紙化辦公室？無紙化又會為公司帶來甚麼好處？
如何建立無紙化辦公室？
進行公司評估
要將公司進行無紙化不能一蹴而就，必需先詳細評估公司現時的業務流程、文件管理狀況，同時可了解員工對無紙化的基本認知及訴求，從而製定合適的數碼化方案、轉型的時間表及具體目標。
建立中央數據庫
公司想實現無紙化，就要設定公司伺服器或雲端平台，令公司的文件資料可儲存於互聯網上，使員工可輕鬆存取各式的公司資料及合約，方便同事與客戶間的討論，同時要做好網絡安全，設定好不同文件權限，以免洩漏公司的重要資料。
文件數位化
現存的紙質文檔，可以使用掃描器將其轉換為電子格式，然後上載至公司的伺服器或雲端平台上，這工作看似簡單，但卻非常重要，應安排專人負責，並定期進行檢查，以確保數位化文檔的可讀性及準確性。
培訓相關技術人才
實現無紙化後，公司的工作將大量依賴軟件及雲端平台，所有員工應接受培訓，以了解新系統的操作方式，另外你需要自學IT知識或聘請一名有相關專業知識的員工，處理日常伺服器更新維護，軟件發生錯誤時進行修復等數碼化後的工作，因為一旦發生問題而無法及時處理，將擔誤工作效率，甚至影響整個公司的正常運作。
無紙化辦公室的好處
為環保出力
草稿、會議文件、合約等等紙質文件，企業每日的用紙量十分驚人，進行無紙化後，辦公室將減少紙張的消耗，相應減少了砍伐樹木的數量，同時節省了運輸這些紙張的能源成本，亦減少了造紙及處理廢紙過程對環境的破壞。
進行了無紙化轉型亦可申請一些綠色公司認證，如LOOP、B Corp等，提升公司形象。
節省營運成本
隨著公司發展，紙本文件會逐年累積，你需要購買文件櫃或租用更大的地方來儲放這些文件，無紙化能節約空間成本。除此之外，無紙化工作可以減少公司的印刷成本，包括紙張、墨水及打印機維護費用。
提高行政效率
工作數碼化後，文件以電子方式儲存，員工易於搜尋需要的資料，節約了以往要瀏覽整個紙質文件才能找到需要資訊。團隊間討論不再受空間限制，可透過Zoom、microsoft teams等遠端會議軟體，快捷方便地與不同部門、不同地方或城市的同事及客戶進行討論及談判，減省了溝通及協作所需的時間，提高了工作效率。
增強競爭力
數碼轉型讓公司的資料數據化，使公司更易跟蹤、存儲及管理數據，有利於業務分析和預測市場趨勢，通過這樣的分析，制定出更有針對性的經營策略，從而提高公司的盈利能力。
